Pravilnik o evidencijama osobnih podataka
Na temelju Zakona o zaštiti osobnih podataka (NN 106/12) i članka 46. Statuta HDKA,
Upravni odbor Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata
na 30. sjednici, održanoj 22. listopada 2016. godine u Zagrebu,
donio je:
PRAVILNIK O EVIDENCIJAMA OSOBNIH PODATAKA TE PRIKUPLJANJU, OBRADI I KORIŠTENJU PODATAKA
I. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim se Pravilnikom propisuju se pravila o prikupljanju, obradi i korištenju te zaštiti osobnih podataka.
Članak 2.
Hrvatsko društvo krajobraznih arhitekata vodi evidencije osobnih podataka, uspostavlja i vodi evidencije koje sadrže osnovne informacije o zbirci.
Članak 3.
Hrvatsko društvo krajobraznih arhitekata vodi sljedeće evidencij osobnih podataka:
1. Evidencija članstva Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata
2. Evidencija polaznika stručnih skupova i seminara
Evidencije podataka moguće je dodavati, mijenjati i brisati ovisno o potrebama poslovanja.
Članak 4.
Voditelj evidencije je Hrvatsko društvo krajobraznih arhitekata.
Članak 5.
Osobni podaci prikupljaju se u svrhu izvršavanja zakonskih obveza Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata i ispunjenja zadataka Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata u javnom interesu i u izvršavanju javnih ovlasti (istraživanja, planiranja, korištenja ljudskih potencijala, ostvarivanja prava i obveza iz radnog odnos i druge svrhe).
Članak 6.
Zbirka se odnosi na cjelokupno članstvo HDKA, na sve pravne i fizičke osobe koje su sklopile ugovor s HDKA, koje su u radnom odnosu s HDKA i za druge osobe koje sudjeluju u radu HDKA (volonteri, voditelji projekata i sl.). Uz prethodnu privolu, osobni podaci mogu se nakon prikupljanja dalje obrađivati i koristiti i za druge svrhe osim one za koju se prikupljaju zakonom ili nekim drugim razlogom.
Članak 7.
Zbirka je digitalna, u tabličnom prikazu, i arhivirana je na prenosivom informatičkom mediju uporabom metoda koje jamče sigurnost i tajnost pohranjenih osobnih podataka.
Članak 8.
Zbirka je tajna i pristup zbirci imaju: Predsjednik, Potpredsjednik, Tajnik te Voditelj zbirki osobnih podataka.
Članak 9.
Zbirka sadrži sljedeće vrste podataka članova HDKA:
Obvezni podaci:
1. Ime i prezime
2. Datum, mjesto i država rođenja
3. Adresa i mjesto stanovanja
4. OIB
5. Titula/Akademski naziv
6. Članski broj
7. Datum upisa u HDKA
8. Broj rješenja o upisu
9. Datum rješenja o upisu
10. Datum promjene statusa
11. Tip članstva
12. Status članstva (aktivno, mirovanje, ispisan, preminuo, umirovljen)
13. Adresa elektroničke pošte (e-mail)
14. Broj telefona i/ili mobilnog telefona/telefaxa
Neobvezni podaci:
15. Članstvo u Hrvatskoj komori arhitekata
16. Broj upisa komore/licence
17. Članstvo u drugim organizacijama
18. Poslodavac
19. Adresa poslodavca
20. Sjedište poslodavca
21. Broj telefona, mobilnog telefona, telefaxa kod poslodavca
22. Adresa elektroničke pošte kod poslodavca (e-mail)
Članak 10.
Pristupnica za članstvo u HDKA sadrži sljedeće vrste podataka:
1. Ime i prezime
2. Datum, mjesto i država rođenja
3. Adresa i mjesto stanovanja
4. OIB
5. Završeni studij i godina
6. Naziv ustanove (fakulteta)
7. Stečeni akademski naziv
8. Specijalizacija – područje
9. Naziv ustanove
10. Stečeni akademski naziv
11. Adresa elektroničke pošte (e-mail)
12. Broj telefona ili mobilnog telefona
Neobvezni podaci:
13. Poslodavac
14. Adresa poslodavca
15. Sjedište poslodavca
16. Broj telefona, mobilnog telefona, telefaxa kod poslodavca
17. Adresa elektroničke pošte kod Poslodavca (e-mail)
18. Članstvo u strukovnoj komori
19. Naziv komore:
20. Broj upisa komore/broj licence
21. Članstvo u drugim organizacijama
Prilozi:
1. Domovnica (preslik)
2. Diploma (preslik)
Članak 11.
Pristupnica sadrži privolu:
Izjavljujem da sam upoznat/a s odredbama Statuta Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata i da iste prihvaćam u cijelosti.
Izjavljujem da sam suglasan/a da se moji osobni podaci sukladno odredbama zakona o zaštiti osobnih podataka mogu prikupljati, obrađivati i čuvati kod HDKA.
Pristupnicu je potrebno vlastoručno potpisati, čime se potvrđuje i naprijed navedena privola.
Članak 12.
Prijavnica za sudjelovanje na skupovima, seminarima i drugim događanjima koje organizira HDKA, sadrži sljedeće vrste podataka:
3. Ime i prezime
4. Datum, mjesto i država rođenja
5. Adresa i mjesto stanovanja
6. OIB
7. Titula/Akademski naziv
8. Komora i broj upisa
9. Adresa za dostavu potvrde
10. Poštanski broj i mjesto
11. Poslodavac
12. Adresa i sjedište poslodavca
13. OIB Poslodavca
14. Broj telefona, mobilnog telefona, telefaxa kod poslodavca
15. Adresa elektroničke pošte kod Poslodavca (e-mail)
16. Privola o korištenju osobnih podataka
17. Za nezaposlene dokaz o statusu
18. Vlastoručni potpis
Članak 13.
Osobni podaci ovog Pravilnika prikupljaju se neposredno od članova, pristupnika i polaznika edukacija i seminara.
Prije prikupljanja osobnih podataka, HDKA će obavijestiti ispitanika o voditelju evidencije, o svrsi obrade u koju su podaci namijenjeni, o obvezi davanja podataka i štetnim posljedicama uskrate davanja podataka osobito gleda ostvarivanja prava i obveza iz radnog odnosa, usavršavanja i sl.
Članak 14.
Knjigovodstvene usluge imaju uvid u podatke članova u okviru posla kojeg obavljaju Zakonom i dužne su čuvati tajnost osobnih podataka.
Članak 15.
Svaki član HDKA dužan je na poziv Upravnog odbora, dostaviti svoje osobne podatke za vođenje Evidencije te odgovara za njihovu točnost. Prije zahtjeva za dostavom podataka, svaki član se mora informirati o svrsi dostave osobnih podataka.
Članak 16.
Za točnost podataka u Zbirci, odgovorna je osoba koja je unijela podatke u Zbirku.
Članak 17.
Na zahtjev Upravnog odbora HDKA, članovi HDKA dužni su dostaviti isprave na uvid ili drugu dokumentaciju radi dokazivanja istinitosti podataka upisanih u zbirku.
Članak 18.
Evidencija članstva počinje se voditi na dan upisa u HDKA, a prestaje se voditi i ažurirati na dan ispisa iz HDKA.
Podaci o članovima za koje se prestane voditi evidencija, čuvaju se kao dokument trajne vrijednosti u arhivi HDKA.
Članak 19.
Osobni podaci sadržani u Zbirci, Pristupnicama, Prijavnicama, daju se na korištenje samo na temelju pisanog zahtjeva drugim korisnicima ako je to potrebno radi obavljanja poslova u okviru zakonom utvrđene djelatnosti korisnika.
Osobni podaci sadržani u prijavi za edukacije i seminare daju se na korištenje drugim korisnicima samo ako je davanje podataka regulirano Ugovorom između HDKA i drugog korisnika.
Članak 20.
Osobni podaci sadržani u zbirci štite se od slučajne ili namjerne zlouporabe, uništenja, gubitka, neovlaštenih promjena ili dostupa tehničkim, organizacijskim i kadrovskim mjerama zaštite.
Osobne podatke članova te zaposlenika HDKA smiju prikupljati, obrađivati, koristiti i dostavljati drugim korisnicima samo osobe ovlaštene za vođenje prikupljanja podataka ili one osobe koje za to posebno ovlasti Predsjednik.
Članak 21.
Svaki član ima pravo na:
• Uvid u osobne podatke sadržane u zbirci koji se odnose na njega
• Ispis osobnih podataka sadržanih u zbirci koji se na njega odnose
Svaki član ima pravo podnijeti zahtjev ovlaštenoj osobi HDKA radi ostvarivanja prava na:
• Dopunu, izmjenu ili brisanje nepotpunih i netočnih podataka o sebi
• Obavijesti u svezi obrade osobnih podatka koji se na njega odnose, zahtjev se podnosi elektronskim putem
Član ili korisnik koji smatra da mu je povrijeđeno neko pravo zajamčeno Zakonom o zaštiti osobnih podatka ima pravo podnijeti zahtjev za utvrđivanje povrede prava Agenciji za zaštitu osobnih podataka.
Članak 22.
Zbirka osobnih podatka uspostavit će se u roku od 6 mjeseci od stupanja na snagu ovog pravilnika.
U roku od 15 dana od uspostave evidencije podataka, HDKA će dostaviti evidenciju o Zbirci Agenciji za zaštitu osobnih podataka.
Članak 23.
Voditelja zbirki osobnih podataka zaduženog za unos i praćenje podataka u Središnjem registru Agencije za zaštitu osobnih podataka imenuje i razrješava Predsjednik HDKA na prijedlog Upravnog odbora.
Voditelj zbirki trajno unosi i prati podatke u Središnjem registru do: razrješenja s dužnosti, prestankom rada i/ili članstva u HDKA, odnosno prestankom rada Udruge.
II. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 24.
Ovaj Pravilnik, na prijedlog Upravnog odbora donosi Predsjednik. Tumačenje odredbi ovog Pravilnika daje Upravni odbor na pisani zahtjev članova.
Članak 25.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom donošenja. Stupanjem na snagu ovog Pravilnika prestaju važiti sve odredbe prijašnjih akata koji na bilo koji način reguliraju u ovom Pravilniku opisanu problematiku.
U Zagrebu, 22. listopada 2016.
Predsjednik Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata
Mario Jukić
Podijeli: