Pravilnik o uredskom poslovanju

Na temelju članka 46. Statuta Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata (26. ožujka 2014.)
Upravni odbor Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata
na 32. sjednici, održanoj 28. prosinca 2016. godine u Zagrebu,
donio je

PRAVILNIK O UREDSKOM POSLOVANJU HRVATSKOG DRUŠTVA KRAJOBRAZNIH ARHITEKATA

I.    OPĆE ODREDBE

Članak 1.  
Ovim Poslovnikom uređuju se pravila uredskog poslovanja udruge, kako slijedi:
•    zaprimanje i pregled akata;
•    upisivanje akata;
•    dostava akata u rad;
•    razvođenje akata;
•    pohrana akata u pismohranu i čuvanje;
•    upotreba pečata, žigova, štambilja i faksimila u udruzi.

Članak 2.    
Pod pojmom “akt” koji je naveden u čl. 1 ovog Poslovnika smatra se svaki pisani dokument kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja ili završava neka službena radnja u udruzi.

Članak 3.  
Uredske poslove koji obuhvaćaju izvršavanje zadaća iz čl. 1 ovog Poslovnika obavlja Tajnik.

Članak 4.  
Pošiljke koje su označene određenim stupnjem povjerljivosti otvara Predsjednik ili odgovorna osoba udruge  koju Predsjednik  za to pismeno ovlasti.
Sve ostale pošiljke otvara Tajnik, u pravilu isti dan kada su zaprimljene, a najkasnije sljedeći radni dan do kada moraju biti upisane u urudžbeni zapisnik.

Članak 5. 
Udruga u pravilu vodi samo jedan urudžbeni zapisnik kao osnovnu knjigu za vođenje evidencije akata. Radi učinkovitijeg rukovanja aktima mogu se voditi i pomoćne knjige – evidencije, kao npr. registar, interna dostavna knjiga, dostavna knjiga za poštu i dr.

Članak 6.  
Upravni odbor HDKA  dužan je akte po riješenim predmetima odmah vratiti Tajniku s uputom za postupanje (otpremiti, držati u roku, pohraniti u pismohranu, i dr.).
Otpremanje akata obavlja Tajnik. Sve akte koje tijekom radnog dana primi za otpremu, Tajnik je dužan otpremiti istog dana. Akte koje primi za otpremu krajem radnog vremena, ako nemaju naznaku žurnosti, Tajnik otprema idući radni dan.

Članak 7.  
U tijeku radnog vremena akti, drugi dokumenti i sredstva elektronske obrade podataka ne smiju se ostavljati bez nadzora.
Po završetku radnog vremena akti, drugi dokumenti, pečati, žigovi, štambilji, faksimili, memorandumi te drugi uredski pribor trebaju biti odloženi u poslovnim prostorijama udruge u kojima su potpuno osigurani.

II.    ZAPRIMANJE I PREGLED AKATA, UPISIVANJE, DOSTAVA U RAD, RAZVOĐENJE, POHRANA U PISMOHRANU I ČUVANJE

Članak 8.    
Zaprimanje akata i drugih pošiljaka obavlja se u pravilu u radnom prostoru udruge. Na zahtjev stranke koja osobno predaje akt Tajniku udruge izdaje potvrdu o primitku akta.

Članak 9.    
Uz zaprimljeni akt treba priložiti omotnicu u svim slučajevima kada datum predaje poštanskoj službi može biti od važnosti za računanje rokova, ili se uvidom u akt ne može odrediti mjesto odakle je akt poslan ili ime i prezime podnositelja.

Članak 10.    
Na svaki zaprimljeni akt u slobodan prostor gornjeg desnog kuta prve stranice zaprimljenog akta zapisuju se sljedeći podaci:
•    nadnevak primitka;
•    broj urudžbenog zapisa;
•    broj priloga;

Članak 11.    
Urudžbeni zapisnik sadrži rubrike: redni broj (1), datum primitka/slanja (2), oznaku dokumenta (3), oznaku dokumenta u digitalnoj bazi (4), datum dokumenta (5), primatelja/pošiljatelja (6), predmet (7), broj stranica (8), vezu na dokument (9), vezu na dokument u digitalnoj bazi (10), napomene.

Članak 12.  
Urudžbeni zapisnik vodi se za tekuću kalendarsku godinu.
Na kraju kalendarske godine, zaključno s 31. prosincem, urudžbeni zapisnik se zaključuje stavljanjem službene bilješke o ukupnom broju predmeta upisanih u urudžbeni zapisnik, i to brojem i slovima. Ova bilješka nakon stavljanja datuma ovjerava se službenim pečatom, a potpisuje ju Predsjednik i Tajnik. Bilješka se pohranjuje u arhivu HDKA.

Članak 13.    
Po izvršenom urudžbiranju Tajnik dostavlja akte Predsjedniku na pregled. Ukoliko je akt dostavljen “NA ZNANJE” i ne zahtjeva rješavanje, Predsjednik vraća isti Tajniku sa zadaćom pohrane u pismohranu.
Po razvođenju akata isti se pohranjuju u pismohranu slijedom prema urudžbenom broju.

Članak 14.  
Aktima odloženim u pismohranu/arhiv rukuje Tajnik. Tajnik na temelju zahtjeva Predsjednika ili drugog člana Upravnog odbora, daje na uvid arhivirani akt, a tu činjenicu obvezno evidentira u pomoćnoj knjizi s naznakom datuma traženja, urudžbenog broja akta, imena i prezimena osobe kojoj je akt izdan i datuma vraćanja. Akti stavljeni u arhiv mogu se izdavati osobama izvan udruge  samo uz pismeno odobrenje Predsjednika.

III.    UPOTREBA PEČATA I ŠTAMBILJA UDRUGE

Članak 15.  
Udruga  koristi pečat čiji je oblik i osnovni sadržaj utvrđen Statutom i Odlukom Upravnog odbora.
Upotreba pečata dozvoljena je isključivo osobama ovlaštenima za zastupanje udruge.
Pečati koji se koriste u uredskom poslovanju isključivo se upotrebljavaju za akte poslovanja.
Predsjednik tijela udruge može pismeno ovlastiti nekog od članova Upravnog odbora za upotrebu pečata.
U poslovanju udruge koriste se 3 pečata.
1.    Pečat s internom oznakom „1“ koristi Predsjednik
2.    Pečat s internom oznakom „2“ koristi Tajnik.
3.    Pečat bez internog broja s punom adresom Društva koristi Tajnik u poštanske svrhe.
Ovlasti korištenja svih pečata ima i Potpredsjednik udruge koji je ovlaštena osoba za zastupanje udruge.

Članak 16.  
U poslovanju udruge može se koristiti i faksimil potpisa Predsjednika, Potpredsjednika i Tajnika.
Upotreba faksimila potpisa dozvoljena je isključivo prema uputi osobe iz st. 1 ovog članka čiji je potpis na faksimilu, za akte poslovanja koje potpisuje.

Članak 17.    
Neovlaštena upotreba pečata, žigova, štambilja i faksimila Predsjednika predstavlja tešku povredu radnih obveza.
Neovlaštena upotreba pečata, žigova, štambilja i faksimila osoba ovlaštenih za zastupanje udruge  predstavlja tešku povredu stegovne odgovornosti.

Članak 18.  
Sastavni dio ovog Poslovnika je popis (evidencija) pečata i žigova udruge .

IV.    OZNAKE DOKUMENATA I AKATA

Članak 19.  
Utvrđuju se slijedeće oznake dokumenata i akata:

 

 

 

 

 

Dopisi, Rješenja i Potvrde
Iza oznake dokumenta upisuje se brojčana oznaka datuma u obliku godina, mjesec, dan (ggggmmdd). Brojevi se upisuju bez razmaka. Godina se upisuje četveroznamenkastim brojem, a mjeseci i dani dvoznamenkastim brojem. Iza oznake datuma upisuje se redni broj dokumenta ili akta u danu, dvoznamenkastim brojem. Nakon rednog broja dokumenta, mogu se dodati još inicijali autora dokumenta.

Primjer označavanja:
•    UD-20160131-01 – Ulazni dopis-godina mjesec dan-redni broj
•    ID-20160131-01 – Izlazni dopis-godina mjesec dan-redni broj
•    ID-20160131-01-LM – Izlazni dopis-godina mjesec dan-redni broj-inicijali autora dokumenta

Zapisnici
Iza oznake Zapisnika upisuje se brojčana oznaka datuma u obliku godina, mjesec, dan (ggggmmdd). Brojevi se upisuju bez razmaka. Godina se upisuje četveroznamenkastim brojem, a mjeseci i dani dvoznamenkastim brojem. Iza oznake datuma upisuje se redni broj Zapisnika odnosno sjednice Upravnog odbora, Skupštine.

•    ZUO-20160523-24 – Zapisnik sjednice upravnog odbora-godina mjesec dan-redni broj sjednice u mandatu
•    ZS-20160523-04 – Zapisnik sjednice Skupštine-godina mjesec dan-redni broj sjednice u mandatu
Iza oznake Zapisnika upisuje se brojčana oznaka datuma u obliku godina, mjesec, dan (ggggmmdd). Brojevi se upisuju bez razmaka. Godina se upisuje četveroznamenkastim brojem, a mjeseci i dani dvoznamenkastim brojem. Iza oznake datuma upisuje se skraćena oznaka organizacije ili osobe s kojom je sastanak održan.

•    Z-20160531-HSZG – Zapisnik sa sastanka- godina mjesec dan-skraćeni naziv organizacije (npr. Hrvatski savjet za zelenu gradnju)
Odluke
Iza oznake Odluke upisuje se brojčana oznaka datuma u obliku godina, mjesec, dan (ggggmmdd). Brojevi se upisuju bez razmaka. Godina se upisuje četveroznamenkastim brojem, a mjeseci i dani dvoznamenkastim brojem. Iza oznake datuma upisuje se redni broj Zapisnika odnosno sjednice Upravnog odbora te redni broj odluke na sjednici Upravnog odbora.

•    O-20160523-24-01 – Odluka UO-godina mjesec dan-redni broj sjednice-redni broj odluke

Članak 20.    
Udruga također posjeduje i vodi digitalni arhiv podataka.
On je organiziran na sljedeći način: mape su označene troznamenkastim ili četveroznamenkastim brojem, oznakom i opisom, kako je navedeno u primjeru niže. Unutar mape prema potrebi formiraju se druge mape s jasnim oznakama. Unutar mape svaki dokument ima naziv sačinjen od brojčane oznake datuma u obliku godina, mjesec, dan, a brojevi se upisuju s podvlakom (gggg_mm_dd). Godina se upisuje četveroznamenkastim brojem, a mjeseci i dani dvoznamenkastim brojem.

V.    POPIS (INVENTURA) IMOVINE

Članak 21.    
Knjige i brošure označuje se na hrptu ili stražnjoj stranici evidencijskim brojem. Broj se sastoji od oznake-kratice udruge-godina evidentiranja-redni broj upisa u evidenciju.
Primjer: LIT-HDKA-2016-01

Pečati se označuju na svom omotu evidencijskim brojem. Broj se sastoji od oznake-kratice udruge-godina evidentiranja-redni broj upisa u evidenciju.
Primjer: PEČ-HDKA-2016-01

Registratori se označuju na svom omotu evidencijskim brojem. Broj se sastoji od oznake-kratice udruge-godina evidentiranja-redni broj upisa u evidenciju.
Primjer: REG-HDKA-2016-01

Ostala imovina označava se na primjeren način evidencijskim brojem i broj se sastoji od oznake-kratice udruge-godina evidentiranja-redni broj upisa u evidenciju.

Članak 22.  
Godišnji popis (inventura) imovine izrađuje se sa stanjem na dan 31. prosinca tekuće godine i to:
•    dugotrajne i kratkotrajne nefinancijske imovine,
•    financijske imovine,
•    potraživanja,
•    obveza.

Članak 23.    
Upravni odbor na svojoj sjednici imenuje Inventurnu komisiju koja se sastoji od najmanje 3 člana.
Mjesto i način obavljanja popisa odredit će Predsjednik s uputama za provođenje popisa, koje će prezentirati članovima inventurne komisije na uredskom sastanku prije početka popisa.
Izvještaj o popisu i rezultati popisa s obrazloženjima, mišljenjima i prijedlozima u svezi inventurnih razlika mora biti izrađen i dostavljen Upravnom odboru na prvoj idućoj sjednici, a najkasnije do 15. siječnja sljedeće godine.
Popis imovine treba biti prezentiran na redovnoj godišnjoj sjednici Skupštine.

VI.    PREUZIMANJE DUŽNOSTI I POSLOVA U HRVATSKOM DRUŠTVU KRAJOBRAZNIH ARHITEKATA NAKON PROVEDENIH IZBORA ZA UPRAVNI ODBOR

Članak 24.  
Nakon izbora u novi mandat, provodi se zapisnik o primopredaji udruge i sveg poslovanja, materijalne i nematerijalne imovine.
Zapisnik o primopredaji sadrži popis svega što se prenosi na upravljanje novom Upravnom odboru.
Zapisnik mora obuhvatiti:
1.    Arhiv HDKA (u digitalnom i fizičkom obliku)
2.    Popis imovine HDKA

VII.    POSTUPANJE U RADU S UDRUGOM NA POČETKU MANDATA NOVOG UPRAVNOG ODBORA

Članak 25.    
Nakon provedenih izbora za Upravni odbor Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata, odgovorne osobe trebaju prema Zakonu o udrugama (NN 74/14) provesti slijedeće korake.

1.    Prijava u Registar udruga te ishoditi novo Rješenje nadležnog Ureda;
2.    Prijava u Ministarstvo financija u registar neprofitnih udruga radi izmjene trenutno važećih podataka;
3.    Prijava u Državni zavod za statistiku radi radi dobivanja akta o razvrstavanju pravne osobe prema NKD djelatnosti, vezano za promjenu adrese i osoba ovlaštenih za zastupanje HDKA;
4.    Prijava u matičnu banku udruge, radi prijenosa ovlaštenja na važeće ovlaštene osobe za zastupanje udruge te izmjene podataka (zajedno sa novim izvodom iz točke 3. ovog članka);
Nakon dostavljenog Rješenja Ureda nadležnog za Udruge te pribavljene Obavijesti o razvrstavanju poslovnog subjekta prema NKD dosadašnje osobe ovlaštene za zastupanje HDKA zajedno s novoovlaštenim osobama za zastupanje izvršit će primopredaju bankovnih računa u nadležnoj poslovnici banke.
5.    Prijava u Središnji registar evidencija zbirki osobnih podataka u Agenciji za zaštitu osobnih podataka o informaciji o imenovanju novog voditelja zbirke od strane udruge;
6.    U slučaju promjene sjedišta udruge, prijava u poslovnicu porezne uprave radi izmjene podataka i promjene poslovnice;
7.    Prijava u knjigovodstveni ured HDKA radi dostave novih podataka i važećih dokumenata.

VIII.    PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 26.  
Tumačenje odredbi ovog Poslovnika daje Upravni odbor.

Članak 27.  
Ovaj poslovnik stupa na snagu danom donošenja.

Predsjednik Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata
Mario Jukić

U Zagrebu, 28. prosinca 2016.

PRILOG I
ARHIV DOKUMENATA UDRUGE

Arhiv udruge sastoji se od zbirke registratora koji su označeni na sljedeći način:

Na hrbatu se postavlja naljepnica koja obavezno sadrži natpis “Hrvatsko društvo krajobraznih arhitekata i logotip Društva. Na naljepnici mora biti istaknuto mandatno razdoblje ili razdoblje za koje su pohranjeni dokumenti te naziv arhiviranog materijala. Obavezno se vode sljedeći Registratori:

1.    Registrator za ulazne i izlazne dokumente:
DOPISI
Ulazni i izlazni dopisi

2.    Registrator za zapisnike:
ZAPISNICI
Zapisnici Skupštine
Zapisnici Upravnog odbora

3.    Registrator arhiviranih dokumenata:
DOKUMENTI

4.    Registrator Važećih dokumenata:
AKTUALNI DOKUMENTI
U njega se pohranjuju trenutno važeći dokumenti važni za poslovanje udruge, primjerice:

4.1    Rješenje o upisu u Registra udruga
4.2    Izvod iz registra neprofitnih organizacija Ministarstva financija
4.3    Potvrda porezne uprave o nepostojanju duga, ne starija od 6 mjeseci
4.4    Potvrda o nekažnjavanju Predsjednika udruge, ne starija od 6 mjeseci
4.5    Ugovor o bankarskim uslugama sa bankom
4.6    Ugovor o službenoj web domeni udruge
4.7    Ugovor o knjigovodstvenim uslugama
4.8    Statut
4.9    Pravilnici
4.10    Potvrda o osobnom identifikacijskom broju udruge
4.11    Dokument o razvrstavanju poslovnog subjekta prema NKD-u 2007. državnog zavoda za statistiku
…
5.    Registrator sa projektima
PROJEKTI ili PROJEKT “naziv”

6.    Registrator sa dokumentima iz međunarodne suradnje te IFLA i IFLA Europe
IFLA-Europe

Za potrebe arhiviranja mogu se voditi i drugi registratori.

PRILOG II
ZAPISNIK O PRIMOPREDAJI

Z-ggggmmdd-br

Zagreb, datum

ZAPISNIK O PRIMOPREDAJI
dužnosti i poslova u Hrvatskom društvu krajobraznih arhitekata nakon provedenih izbora za Upravni odbor Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata,
sačinjen dana (datum)
u prostorijama Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata

Prisutni:
1)    Ime Prezime, dosadašnji predsjednik HDKA / dosadašnja predsjednica HDKA;
2)    Ime Prezime, dosadašnji potpredsjednik HDKA / dosadašnja potpredsjednica HDKA;
3)    Ime Prezime, dosadašnji Tajnik HDKA / dosadašnja Tajnica HDKA;
4)    Ime Prezime, dosadašnji član UO / dosadašnja članica UO;
5)    Ime Prezime, dosadašnji član UO / dosadašnja članica UO;
6)    Ime Prezime, dosadašnji član UO / dosadašnja članica UO;
7)    Ime Prezime, dosadašnji član UO / dosadašnja članica UO;
te:
8)    Ime Prezime, predsjednik HDKA / predsjednica HDKA;
9)    Ime Prezime, potpredsjednik HDKA / potpredsjednica HDKA;
10)    Ime Prezime, Tajnik HDKA / Tajnica HDKA;
11)    Ime Prezime, član UO / članica UO;
12)    Ime Prezime, član UO / članica UO;
13)    Ime Prezime, član UO / članica UO;
14)    Ime Prezime, član UO / članica UO;
DNEVNI RED:
1)    Izviješće o financijskom stanju HDKA i popisu imovine
2)    Primopredaja arhive i sredstava za rad Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata (Specifikacije registratora-navesti mandatna razdoblja)
Prije primopredaje utvrđeno je kako su dana XXXX provedeni izbori za Upravni odbor Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata te je izabran novi Upravni odbor.

Dana XXXX stupanjem na snagu Rješenja Gradskog ureda za opću upravu utvrđuje se kako ovlasti za zastupanje stječu:
1)    Ime Prezime, predsjednik HDKA / predsjednica HDKA;
2)    Ime Prezime, potpredsjednik HDKA / potpredsjednica HDKA;
3)    Ime Prezime, Tajnik HDKA / Tajnica HDKA;

Ad.1.
Dosadašnji tajnik HDKA, Ime Prezime, podnio je izvještaj o financijskom stanju HDKA i popisu imovine, Izvještaj se nalazi u prilogu ovog Zapisnika.

Nakon dostavljenog Rješenja Ureda nadležnog za Udruge te pribavljene Obavijesti o razvrstavanju poslovnog subjekta prema NKD dosadašnje osobe ovlaštene za zastupanje HDKA zajedno s novoovlaštenim osobama za zastupanje izvršit će primopredaju bankovnih računa u nadležnoj poslovnici banke. (može se navesti i fiksan datum)

Ad.2.
Predaje/Preuzima se

(ovdje se upisuje cjelokupni popis imovine)

Pečati i štambilji
1.    Pečat HDKA, 35 mm, važeći
2.    Pečat HDKA, 35 mm, važeći
3.    Pečat HDKA, 35 mm, ……

Arhiv Hrvatskog društva krajobraznih arhitekata, specificirano kako slijedi:
1.    Registrator: ARHIV 1992.-2010.
Koji sadrži:
–    Rješenje o upisu
–    Rješenja o….
–    Dopisi ulazni
–    Dopisi izlazni
–    ….
2.    Registrator:

Predsjednik je sjednicu zatvorio u (navesti datum, mjesto i vrijeme)